Politique de confidentialité

HÔTEL DE FRANCE – PRINCIPAUTÉ DE MONACO

 

1. Qui est responsable du traitement ?

Le responsable du traitement est :

 

SOCIÉTÉ D’EXPLOITATION DE L’HÔTEL DE FRANCE, S.A.M.

6, rue de la Turbie – 98000 Monaco

N.I.S : 5510Z02651 – RCI : 68 S 01210 – TVA : 78000015445

 

(ci-après « l’Hôtel » ou « nous »).

 

La présente politique décrit comment nous collectons, utilisons, conservons et protégeons vos données à caractère personnel lorsque :

• vous naviguez sur notre site,

• vous effectuez une réservation (en direct ou via une OTA),

• vous séjournez à l’Hôtel de France,

• vous interagissez avec nous (email, téléphone, formulaire, etc.).

 

Nous nous conformons notamment :

• au Règlement (UE) 2016/679 (RGPD),

• à la loi monégasque n° 1.565 du 3 décembre 2024 relative à la protection des données personnelles,

• et aux règles de l’Autorité de Protection des Données Personnelles (APDP) de Monaco.

 

2. Quelles données collectons-nous ?

 

Nous collectons uniquement les données nécessaires à la gestion de votre réservation, de votre séjour et de la relation client. Ces données peuvent provenir :

• de vous directement (formulaire, email, check-in),

• de nos partenaires (OTA, prestataires de paiement),

• de l’utilisation de notre site (cookies, logs).

 

Catégories de données susceptibles d’être collectées :

1. Identité & état civil

   • Civilité, nom, prénom

   • Date de naissance, nationalité

   • Numéro de passeport ou carte d’identité (fiche de police, sécurité)
      

2. Coordonnées

   • Adresse postale

   • Adresse email

   • Numéros de téléphone
      

3. Données relatives à la réservation et au séjour

   • Dates de séjour, type de chambre, nombre de personnes

   • Tarifs, offres et canaux de réservation

   • Prestations et consommations (PDJ, boissons, autres services)

   • Préférences (type de lit, étage, etc.) lorsque vous nous les communiquez
      

4. Données de paiement

   • Coordonnées bancaires (via nos prestataires de paiement sécurisés – Apaleo Pay / Acquéreur)

   • Historique de transactions, préautorisations, factures

(Nous ne conservons pas les numéros de carte complets dans nos systèmes internes.)

1. Données techniques & de navigation

   • Adresse IP, logs techniques

   • Cookies et autres traceurs (voir section 10)

   • Éventuelles données de localisation approximative (pays, langue du navigateur)
      

2. Données liées à vos demandes et réclamations

   • Contenu des emails, messages, formulaires

   • Historique de vos communications avec l’Hôtel

 

Nous ne collectons pas de données sensibles (santé, allergies, handicap…) sauf si vous choisissez de nous les communiquer pour adapter votre séjour. Dans ce cas, elles ne sont utilisées que pour cette finalité et ne sont pas conservées au-delà de ce qui est strictement nécessaire.

 

3. Pourquoi utilisons-nous vos données ? (Finalités & bases légales)

 

Nous utilisons vos données pour les finalités suivantes :

1. Gestion des réservations et du séjour

   • Création et suivi de votre dossier client

   • Enregistrement, attribution de chambre, facturation, encaissement

   • Communication avant, pendant et après le séjour

Base légale : exécution du contrat

1. Paiement, garantie et lutte contre la fraude

   • Vérification de la validité des cartes bancaires

   • Préautorisations, encaissements, remboursements éventuels

   • Prévention des impayés et de la fraude

Base légale : exécution du contrat & intérêt légitime / obligations légales

1. Respect des obligations légales

   • Fiche de police et obligations propres aux établissements hôteliers

   • Obligations comptables et fiscales

Base légale : obligation légale

1. Amélioration du service & statistiques internes

   • Analyse des réservations, canaux de vente, types de séjours

   • Amélioration de l’expérience client, ajustement de notre offre

Base légale : intérêt légitime

1. Communication & prospection (marketing)

   • Envoi d’informations sur votre réservation

   • Envoi d’offres ou d’informations sur l’Hôtel de France, sous réserve de votre accord (ou dans le cadre de services analogues, dans les limites légales)

Base légale : consentement / intérêt légitime encadré

 

Vous pouvez à tout moment vous opposer aux communications marketing ou retirer votre consentement (voir section 8).

 

4. Qui a accès à vos données ?

 

Vos données sont accessibles uniquement aux personnes ou entités habilitées :

• Personnel autorisé de l’Hôtel de France (réception, direction, comptabilité)

• PMS Apaleo (gestion des réservations, planning, facturation)

• Apaleo Pay / prestataire de paiement (traitement sécurisé des paiements)

• Hébergeur du site internet et prestataires techniques (maintenance, sécurité)

• Plateformes de réservation (OTA) lorsque vous les utilisez

• Autorités administratives, fiscales ou judiciaires en cas d’obligation légale

 

Nous ne vendons pas vos données.

Nos sous-traitants sont contractuellement tenus de respecter la confidentialité et la sécurité de vos données et de ne les traiter que pour notre compte, selon nos instructions.

 

5. Vos données sont-elles transférées hors de Monaco / de l’UE ?

 

Nos principaux traitements sont réalisés depuis Monaco et, le cas échéant, depuis des serveurs situés dans l’Union Européenne.

 

Certains prestataires techniques (par exemple solutions cloud ou de paiement) peuvent héberger des données dans l’Espace Économique Européen ou, exceptionnellement, en dehors de l’UE. Dans ce cas, nous veillons à ce que :

• le pays bénéficie d’un niveau de protection reconnu comme adéquat, ou

• des garanties appropriées soient en place (clauses contractuelles types, mesures techniques renforcées).

 

6. Combien de temps conservons-nous vos données ?

 

Nous conservons vos données uniquement pour la durée nécessaire à la finalité poursuivie, puis nous les supprimons ou anonymisons.

 

À titre indicatif :

• Données de réservation & séjour (identité, coordonnées, historique de séjour)

→ durée de la relation contractuelle + jusqu’à 3 ans après le dernier contact pour la gestion de la relation client et la prospection directe.

• Données de facturation & comptables (factures, écritures)

→ jusqu’à 10 ans, conformément aux obligations légales.

• Données liées à la prospection marketing

→ jusqu’à 3 ans après le dernier contact ou jusqu’au retrait du consentement.

• Données de navigation / cookies

→ durée maximale de 13 mois pour les cookies non essentiels (voir section 10).

• Données liées à des litiges / contentieux

→ conservées le temps nécessaire à la défense des droits de l’Hôtel.

 

Nous réexaminons régulièrement la pertinence des données conservées et procédons aux suppressions qui s’imposent.

 

7. Comment vos données sont-elles protégées ?

 

Nous mettons en place des mesures techniques et organisationnelles adaptées au niveau de sensibilité des données :

• Accès limité aux données (personnel habilité uniquement)

• Stockage sur des systèmes sécurisés

• Chiffrement des transactions de paiement via Apaleo Pay / Acquéreur (conformité PCI-DSS)

• Sauvegardes régulières et protégées

• Procédures internes de gestion des incidents de sécurité

 

En cas de violation de données présentant un risque élevé pour vos droits et libertés, nous informerons l’APDP et, le cas échéant, les personnes concernées, dans les délais légaux.

 

8. Vos droits

 

Vous disposez des droits suivants sur vos données :

• Droit d’accès : savoir quelles données nous détenons sur vous.

• Droit de rectification : corriger des données inexactes ou incomplètes.

• Droit d’effacement (dans les limites légales).

• Droit à la limitation du traitement dans certains cas.

• Droit d’opposition, notamment à la prospection.

• Droit à la portabilité des données fournies, lorsque c’est applicable.

• Droit de définir des directives sur le sort de vos données après votre décès.

 

Pour exercer vos droits, il vous suffit de nous contacter :

 

📩 Email : reservations@hoteldefrance.mc

 

Nous pourrons vous demander un justificatif d’identité en cas de doute sérieux.

 

Si, après nous avoir contactés, vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez saisir :

➡️ l’Autorité de Protection des Données Personnelles (APDP) de Monaco,

ou l’autorité compétente de votre pays de résidence.

 

9. Vidéosurveillance

 

Le cas échéant, un dispositif de vidéosurveillance peut être utilisé dans les parties communes de l’Hôtel afin de :

• assurer la sécurité des personnes,

• protéger les biens,

• prévenir et, le cas échéant, constater des infractions (dégradations, vols, agressions…).

 

Ce traitement repose sur l’intérêt légitime de l’Hôtel.

Les images sont conservées pour une durée limitée, conforme aux règles applicables, sauf en cas de réquisition par une autorité administrative, judiciaire ou policière.

L’accès aux images est strictement réservé aux personnes habilitées.

 

Pour toute question relative à ce dispositif ou pour exercer vos droits, vous pouvez nous contacter à l’adresse email indiquée à la section 8.

 

10. Cookies et autres traceurs

 

Lors de votre navigation sur notre site, des cookies et autres traceurs peuvent être déposés sur votre terminal.

 

Nous distinguons :

• Cookies strictement nécessaires au fonctionnement du site (ex : gestion de session, sécurité).

• Cookies de mesure d’audience / statistiques (pour améliorer le site).

• Éventuellement, cookies marketing si des services tiers sont utilisés (ex : cartes, widgets, etc.).

 

Les cookies non strictement nécessaires ne sont déposés qu’avec votre consentement, recueilli via une bannière ou un module dédié.

Vous pouvez à tout moment :

• accepter tous les cookies,

• les refuser,

• ou paramétrer vos choix.

 

La durée de vie des cookies non essentiels n’excède pas 13 mois.

 

11. Communications marketing

 

Avec votre accord :

• nous pouvons vous adresser des informations sur l’Hôtel de France, nos offres et actualités, par email ou autre canal que vous aurez accepté,

• vous pouvez à tout moment vous désinscrire via le lien prévu dans nos emails ou en nous contactant.

 

Nous ne vous enverrons pas de messages marketing pour des services non analogues sans votre consentement explicite.

 

12. Mise à jour de la présente politique

 

La présente Politique de confidentialité peut être mise à jour pour refléter :

• des évolutions légales ou réglementaires,

• des changements dans nos outils ou notre organisation.

 

La version en vigueur est celle publiée sur notre site à la date de votre consultation ou de votre réservation.

 

13. Contact

 

Pour toute question relative à vos données personnelles ou à cette politique :

 

Hôtel de France

6, rue de la Turbie

98000 Monaco

📩 Email : reservations@hoteldefrance.mc